Dokumente verwalten
Dokumente erstellen, bearbeiten, konvertieren, Status verwalten und löschen.
Dokumente verwalten
DocForge unterstützt 6 Dokumenttypen, die den gesamten Geschäftsprozess abdecken — vom Angebot bis zur Stornierung.
Die 6 Dokumenttypen
| Typ | Preise | Summen | Zahlungsbed. | Gültig bis | Fällig am | Lieferdatum | Neu erstellen | Konvertierbar von |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Angebot | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | — | ✓ | — |
| Rechnung | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | ✓ | Angebot |
| Lieferschein | — | — | — | — | — | ✓ | ✓ | Rechnung |
| Auftragsbestätigung | ✓ | ✓ | — | — | — | ✓ | ✓ | Angebot |
| Gutschrift | ✓ | ✓ | ✓ | — | ✓ | — | — | Rechnung |
| Storno | ✓ | ✓ | — | — | — | — | — | Rechnung |
Lieferscheine zeigen keine Preise oder Summen an — sie listen nur die gelieferten Positionen mit Menge und Einheit auf.
Gutschriften und Stornos können nicht direkt erstellt werden. Sie entstehen ausschließlich durch Konvertierung einer bestehenden Rechnung.
Dokument erstellen
- Navigiere zu Dashboard > [Brand] > Dokumente
- Klicke auf + Angebot, + Rechnung oder wähle über Weitere... einen anderen Typ
- Fülle das Formular aus:
- Kunde — Wähle aus dem Adressbuch, lege einen neuen Kunden über das Schnellanlage-Modal an, oder gib die Daten manuell ein
- Positionen — Füge Positionen hinzu oder wähle aus deinen Positions-Vorlagen
- Einleitungs- und Abschlusstext — Werden automatisch aus deinen Brand-Einstellungen geladen. Für jeden Dokumenttyp können eigene Texte hinterlegt werden.
- Rechts siehst du eine Live-PDF-Vorschau, die sich bei jeder Änderung aktualisiert
- Klicke auf Speichern — das Dokument erhält automatisch eine fortlaufende Nummer (z.B. ANG-2026-0001)
Die Textvorlagen sind dokumenttypspezifisch: Ein Angebot erhält automatisch eine andere Begrüßung als eine Rechnung. Du kannst die Texte pro Dokumenttyp in den Brand-Einstellungen konfigurieren.
Dokumentenliste: Suche und Filter
Die Dokumentenübersicht bietet umfangreiche Such- und Filterfunktionen:
- Live-Suche — Durchsucht Nummer, Kundenname, Betreff und Datum
- Typ-Filter — Filtere nach Dokumenttyp (Angebot, Rechnung, etc.)
- Status-Filter — Filtere nach Status (Entwurf, Versendet, Bezahlt, etc.)
- Sortierung — Klicke auf Spaltenüberschriften zum Sortieren (Nummer, Kunde, Betrag, Datum)
Jeder Dokumenttyp wird in der Liste mit einem farbigen Badge dargestellt. Die Badge-Farben kannst du in den Einstellungen nach deinen Wünschen anpassen.
Status-System
Jedes Dokument durchläuft einen Lebenszyklus mit verschiedenen Status:
| Status | Bedeutung | Mögliche nächste Schritte |
|---|---|---|
| Entwurf | Noch in Bearbeitung | Finalisieren, Versenden, Stornieren |
| Finalisiert | PDF generiert, bereit zum Versand | Versenden, Stornieren |
| Versendet | Per E-Mail verschickt | Angenommen, Abgelehnt, Stornieren |
| Angenommen | Vom Kunden angenommen | Bezahlt, Stornieren |
| Bezahlt | Zahlung eingegangen | (Endstatus) |
| Abgelehnt | Vom Kunden abgelehnt | Zurück zu Entwurf |
| Storniert | Storniert | (Endstatus) |
| Überfällig | Zahlungsfrist überschritten | Bezahlt, Stornieren |
| Gelöscht | Soft-Delete, nicht mehr sichtbar | (Endstatus) |
Automatische Übergänge
Bestimmte Aktionen ändern den Status automatisch:
- PDF herunterladen — setzt Entwurf auf Finalisiert
- E-Mail versenden — setzt auf Versendet
Den Status kannst du jederzeit über den Status ändern-Button im Dokument-Detail manuell anpassen.
Konvertierung
Du kannst bestehende Dokumente in andere Typen umwandeln:
| Von | Nach | Hinweis |
|---|---|---|
| Angebot | Rechnung | Alle Daten werden übernommen |
| Angebot | Auftragsbestätigung | Alle Daten werden übernommen |
| Rechnung | Lieferschein | Preise werden entfernt |
| Rechnung | Gutschrift | Beträge bleiben erhalten |
| Rechnung | Storno | Alle Beträge werden negiert |
Bei der Konvertierung wird ein neues Dokument erstellt — das Original bleibt unverändert.
Gutschriften und Stornos können nur durch Konvertierung einer Rechnung erstellt werden. Der Storno negiert dabei automatisch alle Beträge.
Dokumente löschen
Dokumente werden in DocForge nicht endgültig gelöscht, sondern als gelöscht markiert (Soft-Delete).
- Klicke auf das Papierkorb-Symbol in der Dokumentenliste oder den Löschen-Button in der Detailansicht
- Es erscheint ein Bestätigungsdialog bevor das Dokument gelöscht wird
- Gelöschte Dokumente verschwinden aus der Liste und werden auch über die API nicht mehr ausgegeben
Gelöschte Dokumente können derzeit nicht wiederhergestellt werden. Prüfe vor dem Löschen, ob du das Dokument noch benötigst.
Kunden löschen
Auch Kunden können aus dem Adressbuch entfernt werden:
- Klicke auf das Papierkorb-Symbol neben dem Kunden in der Kundenliste
- Der Kunde wird deaktiviert und erscheint nicht mehr in der Auswahl bei neuen Dokumenten
- Bestehende Dokumente, die diesen Kunden referenzieren, bleiben unverändert